Dentro de pouco mais de dois meses, o Fórum de Passo Fundo vai encerrar completamente os trâmites de processos físicos. A estimativa é que os 35 mil processos que tramitam atualmente em papel, sejam completamente digitalizados em um prazo de 75 dias. O trabalho de escaneamento dos processos iniciou na última quinta-feira (19), e deverá estar concluído até novembro
Mais agilidade no trâmite dos processos
A diretora do Foro de Passo Fundo, Juíza Ana Paula Caimi, comenta que este é um passo muito importante neste momento de pandemia. Atualmente tramitam em Passo Fundo aproximadamente 100 mil processos, mas uma boa parte deles, cerca de 35%, de forma física, sendo natural o atraso na tramitação pela necessidade de manuseio. “Em uma iniciativa do Tribunal de Justiça, praticamente todas as comarcas terão esse processo de digitalização neste segundo semestre, mas Passo Fundo é uma das maiores comarcas que iniciou a digitalização. Nós vamos digitalizar 35 mil processos, que tramitavam em papel”, esclareceu.
Agilidade
A principal vantagem é o ganho de tempo na tramitação. “Atividades que aconteciam manualmente dentro do processo, poderão ser feitas de forma eletrônica com muito mais agilidade e simplificação. Nós estimamos uma economia de tempo em aproximadamente 35%. Claro que esses frutos serão colhidos daqui para frente, ao longo do tempo, pois a própria execução das tarefas repetitivas fica mais adequada no ambiente do processo eletrônico”, comentou.
Economia
Outro benefício em relação à digitalização é o ganho financeiro, pois o processo eletrônico custa menos ao Poder Judiciário em comparação ao processo físico. “Não é necessário investir em etiquetas, capas, folhas, grampos, e todo o material de expediente que nós utilizamos no dia a dia”, disse a juíza. A digitalização também facilita os trabalhos nos momentos de dificuldade, como foi na pandemia, onde a presença física não era recomendada, e o trabalho remoto se tornou necessário, o processo eletrônico permite o andamento normal, já os processos físicos poderiam ter dificuldades nestes períodos.
Digitalização
Atualmente o TJRS não recebe mais processos físicos. A implantação da digitalização iniciou há três anos. “Nós recebemos processos eletrônicos desde 2018, que começou nas Varas Cíveis, depois passamos para os processos de Família, em seguida, implementamos o processo eletrônico na parte Criminal, e desde a metade de 2020 não são mais recebidos novos processos em papel”, comentou. Entretanto, ainda havia um grande volume daqueles que começaram a tramitar anteriormente a esse período, e precisam ser digitalizados neste momento.
O trabalho para digitalizar esse material começou no ano passado. Cada processo recebe um cadastro dentro de um sistema chamado EPROC. Eles ganharam um número de registro e foram revisados, até que, na semana passada, a empresa que ganhou a licitação viesse se instalar em Passo Fundo para iniciar a digitalização em massa.
A empresa retira uma determinada quantidade de processos, leva para uma sala que fica dentro do Fórum e passa todas as folhas pelo escanner. Aproximadamente 48 horas depois, esse processo físico retorna para o cartório e o documento eletrônico fica disponível para o andamento.
Para evitar que as partes envolvidas em cada processo tenham prejuízos, os processos em papel permanecerão arquivados e disponíveis para conferência. “Os advogados que trabalham nesses processos serão chamados para fazer essa conferência. Eles permanecerão arquivados, até que em uma data que ainda não foi definida, eles serão eliminados”, diz a magistrada.
Segurança no sistema
Até o final do ano todos os processos que tramitam em Passo Fundo estarão inseridos no sistema EPROC. Um sistema adquirido do Tribunal Regional Federal da 4º Região. A Juíza destaca que o sistema é muito seguro. Os dados inseridos nele não podem ser alterados sem deixar rastros. “É um sistema que tem camadas de proteção, por exemplo, só acessa o processo eletrônico quem é cadastrado nesse sistema, sendo que a senha tem dupla verificação. Então os promotores, os juízes, e os advogados, têm um cadastro, e cada ato produzido nesse processo deixa um rastro, pois fica registrado o número do IP, por isso ele é perfeitamente verificável”, esclareceu.
Outro fator de segurança é que o EPROC não fica hospedado em um servidor que possa ser invadido. Ele fica em uma nuvem que tem camadas adicionais de segurança. “Quando houve um ataque hacker em abril de 2021 ao sistema do TJRS, o portal do processo eletrônico não foi atingido, pois ele foi retirado do ar como uma medida de segurança. Ele não foi invadido, tanto que não houve nenhuma notícia de perda de dados”, finalizou ela.
