Será concluído nesta sexta-feira (13), o trabalho de digitalização de 45 mil processos que ainda tramitavam por meio físico em Passo Fundo. Entre os anos de 2019 e 2020 os novos processos que ingressaram no Judiciário local deixaram de tramitar fisicamente. Com o fim deste trabalho, o Judiciário espera que, além de uma queda significativa dos custos, a operacionalização se torne mais ágil.
Fim de um ciclo
A Diretora do Foro de Passo Fundo, Juíza Ana Paula Caimi, comemorou a conclusão desta etapa do trabalho. A digitalização, que iniciou em agosto do ano passado, inicialmente tinha por objetivo ser um trabalho de poucos meses, porém se mostrou mais complexo do que o esperado, e com isso, foram necessários nove meses até a conclusão. “Depois de tantos meses estamos chegando ao fim, foi um processo muito complexo, porque envolvia um número muito grande de processos, e envolvia todas as unidades da Comarca. A digitalização não é apenas escanear o processo, é necessário uma conferência prévia feita pelos servidores. Também precisa ser cadastrado no sistema Eproc, que é o sistema do processo eletrônico. Depois ele precisa ser conferido fisicamente, em seguida limpo e higienizado, além de retirado os grampos, ou seja, precisa ser preparado para a empresa digitalizar”, explicou a Juíza.
Além disso, após a digitalização também é feita a conferência, para saber se o sistema recebeu o arquivo, em seguida é necessária a verificação se esses arquivos são compatíveis com aquilo que está no processo físico, se está na ordem certa, se todas as folhas foram digitalizadas, até que é feita a etapa final, que é o arquivamento do processo físico.
Rotinas de trabalho
A Diretora do Foro, diz que foi necessário um período de adaptação. Especialmente no início da digitalização foi preciso um aprendizado para a criação de uma rotina de trabalho para as pessoas envolvidas. “Nós começamos com cinco salas. As equipes contratadas não tinham um conhecimento prévio de como era esse processo, então foi necessária a criação de rotinas de trabalho adequadas para fazer a digitalização. Isso demorou, houve uma certa dificuldade em montar as equipes de trabalho, e desta forma, passamos os três primeiros meses com uma demora que não estava prevista”, disse a magistrada. Entretanto, a partir de dezembro, a empresa conseguiu montar equipes que permaneceram até o final do processo, agilizando o trabalho.
Fatores como a troca de funcionários no início, pessoas que não tinham experiência, pois era o primeiro contato com este trabalho, além do próprio sistema do Tribunal, que em determinado momento não tinha a capacidade de fazer o upload das imagens digitalizadas por conta do tamanho dos arquivos, e isso demandou uma ampliação do sistema, contribuíram para que o trabalho se estendesse por nove meses. Na reta final, a dinâmica se tornou mais ágil, com a criação de mais duas salas de digitalização, totalizando sete.
Processos em fase de finalização não foram digitalizados
A Juíza comentou que não foi necessário a digitalização de todos os processos. Há uma pequena parte que seguirão em forma física, já que não precisam mais tramitar. “Por exemplo, os processos da Fazenda Pública, que foram julgados, já foi feita a conta, e expedido o precatório” disse ela. Os precatórios são processos já finalizados, aguardando apenas o pagamento, então, segundo a diretora do Foro, não havia sentido digitalizar, porque quando for feito o pagamento, eles serão finalizados. Outro exemplo são processos das varas cíveis que já estão na fase de finalização. “Alguns faltavam apenas liberar dinheiro, ou que já estão no último passo, como próximo da sentença”, explicou. Dentro de um ou dois anos, esse pequeno resíduo deve ser extinto.
Já os processos digitalizados devem permanecer arquivados em papel por um período antes do seu descarte. “Temos uma tabela com o tempo que cada processo precisa ficar guardado, alguns são de guarda permanente, que precisamos manter eles definitivamente, porém, esses físicos que foram digitalizados, no prazo de 3, 5 ou 10 anos serão encaminhados para descarte”, explicou.
Segurança
A Juíza comenta que a digitalização dos processos não reduz a segurança na sua tramitação, ao contrário, cria novos mecanismos de defesa. “O processo eletrônico, em muitas medidas, é mais seguro que o processo físico. Isso acontece porque ele é todo rastreável”, diz ela. Toda vez que ele é acessado, fica o registro por meio do login e do IP, diferentemente do que acontece do processo físicos, que não é possível saber quem o manuseou”, comentou.
Em relação ao local de armazenamento, é utilizado um processo de nuvem, não apenas num sistema de servidor, e isso também dá uma garantia de segurança. Além disso, para acessar, há um sistema de dupla autenticação, e renovação periódica de senhas. “O processo digital não gera um fator de risco maior do que o físico”, diz ela.
Primeira Comarca de Estância Final a concluir a digitalização
A Juíza diz que a digitalização é aquilo que todos os tribunais têm como meta implementar. Isso traz redução dos custos financeiros e agiliza os processos. O Rio Grande do Sul estava um pouco atrasado nessa meta, mas hoje, já se coloca como um dos tribunais com maior digitalização. Passo Fundo é a primeira comarca de Entrância Final a concluir a digitalização. “Algumas comarcas de tamanho menor, que tinham um acervo menor, já concluíram o processo, como nós tínhamos um acervo maior, o processo foi mais demorado, mas é a primeira de grande porte a encerrar o processo”, finalizou ela.
