A digitalização completa de todos os processos que ainda tramitam em formato físico na Comarca de Passo Fundo segue sem prazo para ser concluída. Embora a estimativa inicial fosse de que, até novembro deste ano, o escaneamento dos 35 mil processos físicos pudesse ser finalizado, o trabalho tem levado mais tempo do que o esperado. De acordo com a diretora do Foro de Passo Fundo, juíza Ana Paula Caimi, cerca de 15 mil processos ainda aguardam a digitalização.
Sem especificar um novo prazo para conclusão dos trabalhos, que começaram em agosto deste ano, a juíza limitou-se a dizer que a velocidade no andamento da digitalização depende de questões operacionais ligadas à empresa que venceu a licitação para execução do serviço, mas adiantou que para o próximo ano o processo de escaneamento deve ganhar agilidade com um aumento no número de equipes trabalhando neste projeto. “Hoje, temos cinco salas de funcionários fazendo a digitalização. Para 2022, teremos a implantação de mais três, então serão oito salas de digitalização para acelerar o trabalho”, comenta.
Ainda de acordo com a juíza, todos os processos das Varas Criminais e de Família já foram digitalizados. Os processos restantes, que ainda tramitam em formato físico e aguardam o escaneamento, pertencem às Varas Cíveis. A implantação da digitalização de processos no Tribunal de Justiça do Rio Grande do Sul é um processo que iniciou há cerca de três anos, com o recebimento de processos em formato eletrônico, a começar pelas Varas Cíveis, de Família e, por fim, Criminais, de forma que, desde a metade de 2020, não são mais recebidos novos processos em papel. A digitalização que ocorre neste momento, portanto, se refere a processos que começaram a tramitar antes deste período e, por isso, precisavam ser digitalizados para que existissem no meio eletrônico.
Agilidade, segurança e economia
As vantagens de trabalhar com processos eletrônicos, segundo a juíza, incluem o ganho de tempo na tramitação dos trabalhos, a segurança oferecida pelo sistema eletrônico onde constam os processos e a economia proporcionada pelos processos digitais, que custam menos ao Poder Judiciário em comparação com os processos físicos. “Atividades que aconteciam manualmente dentro do processo, poderão ser feitas de forma eletrônica com muito mais agilidade e simplificação. Nós estimamos uma economia de tempo em aproximadamente 35%”, comentou Ana Paula Caimi em entrevista ao jornal O Nacional em agosto deste ano, quando começaram os trabalhos de digitalização.
Como funciona
O trabalho para digitalizar os materiais que tramitavam em formato físico começou ainda em 2020. Cada processo recebe um cadastro dentro de um sistema chamado EPROC. Eles ganharam um número de registro e foram revisados, até que, em agosto, a empresa que ganhou a licitação se instalou em Passo Fundo e iniciou a digitalização em massa.
Para fazer a digitalização, a empresa retira uma determinada quantidade de processos, leva para uma sala que fica dentro do Fórum e passa todas as folhas pelo escanner. Aproximadamente 48 horas depois, esse processo físico retorna para o cartório e o documento eletrônico fica disponível para o andamento dos trâmites.
Para evitar que as partes envolvidas em cada processo tenham prejuízos, os processos em papel permanecerão arquivados e disponíveis para conferência por parte dos advogados que trabalham nos casos. A data para eliminação dos papeis ainda não foi definida.
