RS: primeiro descarte de prontuários

O arquivo do Departamento de Perícia Médica (Dmest), da Secretaria da Administração e dos Recursos Humanos, realiza o primeiro descarte de prontuários, e outros documentos. Os papeis - do período de 1950 a 1992 -, estão sendo retirados do prédio anexo do Centro Administrativo Fernando Ferrari (Caff). Por trás da carga de, aproximadamente, 70 mil quilos (o equivalente a 3,5 caminhões carregados), há um trabalho de pesquisa de mais de duas décadas, desde a entrada do primeiro grupo de arquivistas no Estado, em 1992. 

De acordo com a arquivista do Dmest, Carmen Regina Mendonça Colman, o trabalho é inédito na história do governo do RS e está amparado pelo Decreto n. 47.022 de 25/02/2010, que reorganiza o Sistema Estadual de Arquivos (Siarq). O Siarq tem como órgão central o Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (Apers), cuja função principal é orientar a aplicação da legislação arquivística estadual nos órgãos da administração direta. 


A eliminação dos documentos seguiu os principais instrumentos de gestão documental estabelecido pelo Sistema Estadual de Arquivos, que são o Plano de Classificação Documental (PCD) e a Tabela de Temporalidade Documental (TTD). A partir do Plano de Classificação de Documentos foi possível aplicar a Tabela de Temporalidade Documental, que estabelece prazos de guarda e prescrição dos documentos, segundo a legislação de cada função.

A gestão documental envolve desde a produção do documento, tramitação nos mais variados processos de trabalho, bem como a sua destinação final. Os prontuários médicos que foram descartados já haviam prescrito seu prazo de decadência, de 20 anos, após a extinção do vínculo do servidor com o Estado. 


O Dmest também publicou, em 2012, no Diário Oficial, o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, o qual contemplou, não só um caráter formal, como divulgou a possibilidade de os antigos servidores buscarem e pedirem para si seus próprios prontuários médicos. Não havendo procura, dentro do prazo estabelecido no Edital, o Estado elimina os documentos.

Carmem esclarece a responsabilidade do trabalho de eliminação.: "Não devemos ver os descartes de documentos como sendo meros descartes de papeis, pois nesse caso, estaríamos nos referindo apenas ao suporte, o que não é o caso quando se fala em documentos". 


Mais informações sobre o Siarque podem ser adquiridas aqui. 

Destinação 
Os documentos descartados do Dmest foram doados para a Associação dos Trabalhadores da Unidade de Triagem do Hospital São Pedro (Atut). Os trabalhadores irão classificar os documentos em "brancos" e "amarelados", e retirar todos os colchetes, clipes e grampos e proceder à trituração em máquinas próprias da associação. 

Somente após esse processo, serão enfardados e vendidos para usinas de reciclagens. No caso da Perícia Médica, os documentos são altamente sigilosos, já que dizem respeito à saúde física e mental dos servidores. Por isso haverá acompanhamento de servidores do Dmest, tanto no transporte da documentação, como no processo de classificação e trituração.